Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Szkoła Językowa Vocabio Aneta Kaźmierczak, ul. Księdza Stanisława Kozierowskiego 6 lok. 104, 60-185 Skórzewo, NIP 6681859346, dalej jako „Administrator” lub „Vocabio”.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:

• pocztą elektroniczną: kontakt@vocabio.pl,
• listownie na adres siedziby wskazany powyżej.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z danymi osobowymi należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

2. Zakres stosowania polityki

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony vocabio.pl, przesłaniem formularza kontaktowego, kontaktem e-mailowym lub telefonicznym oraz podejmowaniem działań związanych z zapisem na zajęcia.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu kontaktu możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• wybrany język i deklarowany poziom zaawansowania,
• treść wiadomości oraz wskazane preferencje dotyczące zajęć,
• datę i godzinę przesłania zgłoszenia, jego źródło i status obsługi,
• dane techniczne zapisywane w logach serwera, takie jak adres IP, data i czas połączenia, typ przeglądarki oraz informacje o żądaniu do serwera.

Prosimy, aby w formularzu nie przekazywać danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, pochodzeniu, poglądach lub wyznaniu, jeżeli nie jest to niezbędne do udzielenia odpowiedzi. Informacje o szczególnych potrzebach ucznia najlepiej przekazywać bezpośrednio po nawiązaniu kontaktu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Kontakt i obsługa zgłoszenia

Dane podane w formularzu, wiadomości e-mail lub podczas rozmowy telefonicznej przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi, prowadzenia korespondencji i obsługi zgłoszenia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i obsłudze zapytań.

4.2. Podjęcie działań przed zawarciem umowy

Jeżeli kontakt dotyczy zapisu na zajęcia, ustalenia oferty lub warunków współpracy, dane przetwarzamy również w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Dane mogą być przechowywane i wykorzystywane w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.4. Obowiązki prawne

Jeżeli przepisy wymagają zachowania określonych informacji, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami prawa.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są konieczne do wysłania formularza i udzielenia odpowiedzi. Bez podania imienia i nazwiska, adresu e-mail, wybranego języka i poziomu zaawansowania obsługa zgłoszenia przez formularz nie będzie możliwa.

Treść dodatkowej wiadomości jest dobrowolna. Numer telefonu jest wymagany w formularzu, ponieważ umożliwia sprawny kontakt w sprawie zgłoszenia.

6. Potwierdzenie zapoznania się z polityką

Przed wysłaniem formularza użytkownik potwierdza zapoznanie się z niniejszą Polityką prywatności. Potwierdzenie nie jest zgodą marketingową i nie stanowi podstawy prawnej przetwarzania danych. Służy wykazaniu, że użytkownik otrzymał informacje o zasadach przetwarzania danych.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być ujawniane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu strony i obsłudze zgłoszeń, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji ich usług. Mogą to być w szczególności:

• dostawca hostingu i infrastruktury strony — RD.pl lub podmioty działające na jego rzecz,
• Google Ireland Limited oraz inne podmioty z grupy Google w związku z obsługą poczty elektronicznej, Google Apps Script i Arkuszy Google,
• dostawcy usług informatycznych, serwisowych i administracyjnych,
• uprawnione organy publiczne, gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązane do ich ochrony i działania zgodnie z instrukcjami Administratora oraz obowiązującym prawem.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystanie z usług Google może wiązać się z przetwarzaniem danych na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się z wykorzystaniem mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, ram ochrony danych UE–USA lub standardowych klauzul umownych.

Szczegółowe informacje o stosowanych przez Google mechanizmach ochrony są dostępne w dokumentacji prywatności Google.

9. Okres przechowywania danych

• Dane związane ze zwykłym zapytaniem przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia korespondencji, a następnie nie dłużej, niż jest to uzasadnione potrzebą wykazania przebiegu kontaktu.
• Dane związane z podjęciem działań przed zawarciem umowy przechowujemy do zakończenia procesu zapisu lub zawarcia umowy.
• Jeżeli umowa zostanie zawarta, dalsze zasady przechowywania danych wynikają z dokumentacji związanej z realizacją usług oraz obowiązków księgowych i prawnych.
• Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń możemy przechowywać do upływu właściwego terminu przedawnienia.
• Logi techniczne hostingu mogą być przechowywane przez okres określony przez dostawcę hostingu, nie dłużej niż jest to potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych — gdy podstawą jest umowa i przetwarzanie odbywa się automatycznie,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie można przesłać na adres kontakt@vocabio.pl. Przed realizacją żądania Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na użytkownika.

12. Pliki cookies i technologie podobne

Strona nie korzysta obecnie z narzędzi analitycznych, reklamowych, systemów śledzących ani profili marketingowych. Administrator nie stosuje własnych cookies w celach analitycznych lub marketingowych.

Przeglądarka, dostawca hostingu lub usługi techniczne wykorzystywane do działania strony mogą przetwarzać podstawowe dane techniczne niezbędne do wyświetlenia serwisu, zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi połączeń. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające zgody, polityka zostanie zaktualizowana, a użytkownik otrzyma możliwość zarządzania zgodami.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności ogranicza dostęp do danych, zabezpiecza konta i systemy hasłami, korzysta z szyfrowanych połączeń oraz dokonuje aktualizacji stosowanych rozwiązań.

Żaden sposób przesyłania danych przez Internet nie gwarantuje całkowitego bezpieczeństwa. Administrator podejmuje jednak działania zmierzające do ograniczenia ryzyka nieuprawnionego dostępu, utraty lub ujawnienia danych.

14. Dane dzieci

Oferta Vocabio jest kierowana również do dzieci i młodzieży, jednak formularz kontaktowy powinien być wypełniany przez rodzica, opiekuna prawnego lub pełnoletniego uczestnika. Prosimy, aby dzieci samodzielnie nie przekazywały danych przez stronę bez wiedzy rodzica lub opiekuna.

15. Linki zewnętrzne

Strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, np. Instagrama. Po przejściu do zewnętrznej witryny zasady przetwarzania danych określa jej operator. Administrator zachęca do zapoznania się z polityką prywatności danego serwisu.

16. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany sposobu działania strony, wykorzystywanych usług lub przepisów prawa. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na tej stronie wraz z datą obowiązywania.

17. Kontakt

Pytania dotyczące niniejszej polityki lub przetwarzania danych osobowych można kierować na adres kontakt@vocabio.pl.